Assim que se decide adquirir um sistema de gestão é necessário mapear os processos de sua  empresa, ou seja, o mapeamento deverá vir depois.

Nos trabalhos desenvolvidos em nossa consultoria, algumas vezes nos deparamos com clientes que tinham pouca preocupação com os processos de suas empresas antes da aquisição do sistema de gestão, apenas questionando se o sistema tem o módulo X, Y ou Z, ou ainda se tem alguma funcionalidade que controle o processo XPTO e quanto iriam gastar.

Mas isto somente não basta?

Não. Os sistemas de gestão contemplam processos aderentes a qualquer porte e ramo de empresa, inclusive a sua, mas não conhece suas particularidades. Assim, o mapeamento de processos se torna necessário a fim de evitar variações indesejáveis no custo da implantação e desgastes com a equipe de usuários-chave tornando o projeto turbulento e às vezes inviável.

E como as empresas podem minimizar estes possíveis incidentes?

Através de questionários básicos elaborados pelas empresas fornecedoras dos sistemas de gestão é possível identificar quais controles e resultados o sistema precisa atender, eliminando possíveis falhas e processos não aderentes, visando minimizar custos. Em seguida é importante efetuar o mapeando dos processos.

Após ser realizado o mapeamento é possível identificar os principais GAPs entre o processo e o sistema, e com isso definir se será melhor o ajuste na operação ou desenvolvimento de customizações no sistema a fim de adequá-lo à empresa.

Ao gerar uma documentação clara do processo aliada à aderência sistêmica, todos os envolvidos no projeto, tanto o patrocinador como os usuários-chave, poderão fazer uma análise de viabilidade de custo, mão de obra, infraestrutura e prazos, alinhando assim a expectativa de todos.

O projeto é mais bem aceito quando todos os envolvidos estão cientes dos ajustes que serão efetuados nos seus processos/operações e o que o sistema atenderá.

Porque mapear os processos se já sabemos como a empresa funciona?

O mapeamento de processos não é bem visto por alguns gestores, pois o resultado do trabalho apontará possíveis falhas na operação atual da empresa, além de acharem que a consultoria está mapeando exatamente o que eles já sabem. Porém esse trabalho ajuda sobremaneira a implantação, pois direcionará a melhores resultados em menor tempo. Assim, é importante salientar que o profissional especialista no sistema a ser adquirido, precisa conhecer a empresa e seus processos, pois com seu conhecimento do sistema terá condições de fazer sua efetiva aderência.

Mas fique atento. Para que você não tenha nenhum imprevisto no caminho, busque sempre no mercado uma consultoria experiente em processos e sistemas de gestão. Assim, os incidentes de projeto e a divergência nos custos e prazos serão minimizados e os resultados maximizados.

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