WORKFLOW – como melhorar o fluxo de informações em sua empresa

Traduzindo para o português, o termo workflow significa, literalmente, fluxo de trabalho. Na prática, trata-se da automação de processos de negócios, nos quais os documentos, informações e tarefas passam de colaborador para colaborador, seguindo uma determinada hierarquia e de acordo com um conjunto pré-estabelecido de regras. Com isso, os processos se tornam mais ágeis e seguros, pois minimizam eventuais atrasos nas informações.

Apesar do nome parecer um pouco complicado, o conceito é mais simples do que imaginamos. Quando a empresa opta pelo uso de um ERP (software de gestão empresarial), as informações passam a ser integradas, planejadas e controladas. Com a implantação do Workflow, a empresa ganha uma melhoria substancial na comunicação entre departamentos, no fluxo de trabalho e nos processos da empresa. Desta forma, eliminam-se gargalos em todo o processo, o que inevitavelmente gera uma redução de custos e ganho em eficiência, o que exponencialmente aumenta a produtividade.

Podemos classificar o Workflow em dois grandes tipos:

System Workflows (ou machine-centric) 

São workflows envolvendo atividades automáticas ou disparo de tarefas e serviços entre sistemas. Por exemplo, imagine um processo de compras/cotações envolvendo diversas empresas. A partir do disparo da requisição de cotação, diversas chamadas para serviços em outras empresas são feitas automaticamente, com a execução remota de workflows ou tarefas em sistemas externos. A partir do retorno de todas as chamadas, a resposta consolidada é entregue para o usuário.

Human Workflows (human-centric ou people-driven processes) 

São workflows envolvendo interação humana para atividades como aprovação (controle de alçadas), colaboração, revisão, monitoramento, etc., em fases específicas do processo em execução.

Imagine um Human Workflow que envolve um usuário candidato, que submete formulários preenchidos para um sistema. A submissão do formulário dispara um processo de aprovação, que envolve a revisão do documento por outro usuário revisor no processo.

As empresas que estão alinhadas com as atuais tendências de gestão de negócios sabem que o uso do Workflow é bastante recomendado e deve estar alinhado com uma ferramenta muito importante e abrangente conhecida como BPM, mas falaremos sobre isso no próximo post.

Se gostou do texto e gostaria de receber mais conteúdos, cadastre-se no blog da Anadi logo abaixo.