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Como o mapeamento de processos pode ajudar na gestão de serviços?

Todos os dias, milhares de processos ocorrem para que a sua empresa possa entregar ao cliente o produto final. Eles são, portanto, a alma da organização. E justamente por isso é muito importante investir em mapeamento de processos.

Um erro muito comum na gestão de empresas, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte, é o não conhecimento dos processos internos, o que acaba gerando uma enorme perda de tempo e recursos. E o resultado disso é a diminuição da sua margem de lucro.

Para entender o que é mapeamento de processos e como ele ajuda na gestão de serviços, continue a leitura!

Mas, o que é mapeamento de processos?

Antes de entendermos o significado de mapeamento de processos, é importante falarmos sobre o processo em si.

Toda organização é feita de processos. É por meio deles que os insumos entram na organização e são transformados no produto final, aquele que você entrega para o seu cliente. Falando assim parece bastante simples, não é mesmo?

Mas o processo organizacional não é único. A empresa é formada por vários processos, desde os principais (mais ligados à cadeia que gera o produto final) quanto aqueles internos e operacionais. Por exemplo: o pagamento dos salários dos colaboradores nada mais é do que um processo, de responsabilidade do setor financeiro.

Então, podemos entender que mapear processos é o mesmo que estudá-los a fundo, para sabermos tudo o que está ocorrendo na empresa. E o mapeamento é tão importante que deve ser feito constantemente, já que os processos vão ficando viciados ao longo do tempo.

Como o mapeamento pode ajudar a minha empresa?

Na medida em que o tempo vai passando e a organização vai se estruturando, os processos vão se tornando automáticos. Quando isso acontece, significa que as pessoas já realizam as tarefas sem saber se aquela é a melhor forma. Apenas trabalham de um jeito que, na linguagem popular, sempre deu certo.

Ocorre que a tecnologia evolui a cada dia e é por isso que os processos precisam passar por constantes revisões. Uma tarefa realizada manualmente hoje, pode ser automatizada amanhã, tornando-se mais dinâmica e eficaz.

Veja alguns dos benefícios do mapeamento de processos para a sua empresa:

Diminuição de erros

Processos bem mapeados têm um índice de erros bem menor. Um dos motivos é o fato de que os gargalos operacionais têm mais chance de serem descobertos a tempo, já que existe um amplo conhecimento deles.

Acesso ao workflow de trabalho

Quem cuida de cada tarefa? A resposta a essa pergunta é muito importante para que você saiba como cada colaborador cuida da sua parte no todo, que é a organização. Isso leva a empresa a ter uma gestão mais forte, presente e eficaz.

Redução de custos

Todos os dias, a empresa pode perder muito dinheiro por causa de processos mal executados. Desde o desperdício gerado pelo uso incorreto de materiais até o atraso no fechamento de negócios importantes. Processos mapeados funcionam melhor e fazem com que empresa use seus recursos de forma mais eficiente.

O mapeamento de processos é importante não só para entender como os setores da empresa funcionam, mas também para identificar pontos de melhoria, otimizando toda a cadeia produtiva, diminuindo os custos e, consequentemente, aumentando os lucros.

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Afinal, vale a pena automatizar processos?

Ainda existe muita dúvida com relação à vantagem de se implantar um sistema de gestão, principalmente em decorrência do investimento que é realizado e se os retornos são mesmo satisfatórios. Com isso, muitos gestores deixam de apostar na tecnologia, perdendo a oportunidade de automatizar processos e obter benefícios consideráveis para os resultados.

No artigo de hoje vamos explorar mais esse assunto e falar sobre quais vantagens a adoção de um software pode trazer para a sua empresa. Continue com a leitura e fique por dentro do tema agora mesmo!

1. Aumento da produtividade

Um dos principais benefícios de automatizar processos em uma gestão é o aumento da produtividade. Isso ocorre devido ao fato de que todas as informações ficam centralizadas, muitas rotinas passam a ser executadas de forma automática e a finalização de uma atividade ocorre em menos tempo do que quando as tarefas são feitas de forma manual.

Além disso, com a automação de questões mais básicas, a mão de obra pode ser melhor aproveitada, sendo direcionada para resolver questões mais estratégicas e que contribuam com a melhoria dos processos e resultados.

2. Redução de custos

Outro benefício que a utilização de um sistema proporciona para as empresas é a redução de custos. Ela é alcançada por meio do aumento da produtividade, redução de desperdícios — de tempo, mão de obra, materiais, entre outros — e maior agilidade na troca de informações, por exemplo.

Ou seja, depois de certo tempo, torna-se possível recuperar o dinheiro que foi investido na implantação da tecnologia.

3. Melhoria da qualidade

Com os processos automatizados e algumas rotinas sendo executadas de forma automática, o risco de erros acaba se tornando consideravelmente menor — haja vista que a padronização dos processos e do cadastro dos dados é essencial para garantir bons resultados.

Isso faz com que todos os relatórios sejam mais confiáveis e permite que o gestor possa acompanhar os resultados dos processos, extraindo as informações mais relevantes.

4. Automatizar processos também garante maior segurança

Além da redução do índice de erros, citada anteriormente, automatizar processos é uma decisão que reflete diretamente na segurança das informações. Isso é possível graças à centralização de todos os dados que são gerados, além da realização de backups automáticos — serviço embutido na maioria das soluções.

5. Criação de vantagem competitiva

Lembra que falamos anteriormente a respeito da agilidade que um sistema proporciona para a gestão? Essa velocidade na obtenção e tratamento das informações — tanto de negócio, quanto de mercado — muitas vezes é o diferencial que um gestor precisa para tomar decisões rápidas e que ajudem a sair na frente da concorrência.

Como você pode ver, a decisão de automatizar processos por meio do investimento em tecnologia, é muito vantajosa para a gestão — apesar de termos citado apenas algumas das diversas vantagens que são alcançados com sua implantação. Logo, podemos dizer que a relação custo x benefício é muito compensatória para o negócio.

O que achou desse artigo de hoje? Aproveite para entrar em contato conosco para esclarecer outras dúvidas que possam ter surgido a respeito do assunto!