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5 dicas para melhorar os processos na gestão de serviços

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Se você deseja ver a empresa em que trabalha crescendo e produzindo bons resultados, está na hora de cuidar da gestão de serviços da sua área. E, para isso, nada melhor do que melhorar os seus processos internos.

Processos precisam estar em constante reavaliação. Todos os dias surgem novas tendências e tecnologias que tornam obsoletas técnicas consideradas avançadas há até pouco tempo. Por isso mesmo, os gestores precisam estar atentos ao mercado para buscarem sempre as melhores soluções para os seus setores.

Para ajudar você, veja, abaixo, 5 dicas para melhorar os processos de gestão de serviços. Acompanhe!

1. Reveja processos

Processos e procedimentos precisam ser revistos e mapeados o tempo todo. É muito comum empresas estarem povoadas por velhos hábitos, que se consolidaram com o tempo e se tornaram aparentemente indispensáveis. Nessas horas, é preciso perguntar-se sobre o porquê desses processos serem feitos da mesma maneira.

Sempre há algo ineficiente escondido em fluxos de trabalho que permanecem parados no tempo. Para que você mantenha o seu setor em consonância com as melhores práticas de mercado, a melhor receita é fazer uma revisão periódica dos seus processos.

2. Conheça as necessidades dos seus clientes

Qualquer área possui clientes. A área comercial, por exemplo, lida com consumidores externos da organização. As áreas de infraestrutura possuem clientes internos, ou seja, os outros setores da empresa.

Você já se perguntou quem são e do que necessitam os seus clientes? Esse pode ser um bom ponto de partida para que você adapte a sua gestão de serviços para atender melhor a quem precisa deles diariamente.

3. Tenha foco e disciplina

O trabalho de quem fornece prestação de serviços, seja interno ou externo, exige uma boa dose de foco e disciplina. Afinal de contas, em geral, essas áreas trabalham com prazos apertados e exercem tarefas que não podem sofrer com erros dos funcionários.

Um processo que começa errado fatalmente termina errado. E isso se reflete em prejuízo para toda a organização.

4. Busque melhoria constante

Um gestor antenado é aquele que está sempre bem informado sobre as tendências tecnológicas para o seu setor. E, hoje em dia, uma novidade aparece a cada segundo.

Por isso, você deve estar sempre participando de fóruns, seminários, treinamentos ou palestras, convivendo de perto com as melhores soluções e com os mais gabaritados profissionais do mercado. Assim, seu setor estará em constante melhoria.

5. Use a tecnologia a favor da gestão de serviços

Processos eficientes pressupõem a utilização de tecnologia. E ela está disponível em grande número atualmente.

Então, é hora de você contar com a tecnologia para automatizar processos manuais e rotineiros. Dessa forma, você consegue agilizar as entregas do seu setor e ainda libera seus funcionários para atuarem em projetos que estejam ligados aos objetivos estratégicos da organização.

Viu só como existem diversos caminhos para que você aprimore a gestão de serviços do seu setor? Seguindo essa trilha, certamente os resultados não demorarão a aparecer. Quer aprender mais sobre este e outros assuntos sobre administração e negócios? Assine, então, nossa newsletter e receba conteúdos em primeira mão!









Como o mapeamento de processos pode ajudar na gestão de serviços?

Todos os dias, milhares de processos ocorrem para que a sua empresa possa entregar ao cliente o produto final. Eles são, portanto, a alma da organização. E justamente por isso é muito importante investir em mapeamento de processos.

Um erro muito comum na gestão de empresas, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte, é o não conhecimento dos processos internos, o que acaba gerando uma enorme perda de tempo e recursos. E o resultado disso é a diminuição da sua margem de lucro.

Para entender o que é mapeamento de processos e como ele ajuda na gestão de serviços, continue a leitura!

Mas, o que é mapeamento de processos?

Antes de entendermos o significado de mapeamento de processos, é importante falarmos sobre o processo em si.

Toda organização é feita de processos. É por meio deles que os insumos entram na organização e são transformados no produto final, aquele que você entrega para o seu cliente. Falando assim parece bastante simples, não é mesmo?

Mas o processo organizacional não é único. A empresa é formada por vários processos, desde os principais (mais ligados à cadeia que gera o produto final) quanto aqueles internos e operacionais. Por exemplo: o pagamento dos salários dos colaboradores nada mais é do que um processo, de responsabilidade do setor financeiro.

Então, podemos entender que mapear processos é o mesmo que estudá-los a fundo, para sabermos tudo o que está ocorrendo na empresa. E o mapeamento é tão importante que deve ser feito constantemente, já que os processos vão ficando viciados ao longo do tempo.

Como o mapeamento pode ajudar a minha empresa?

Na medida em que o tempo vai passando e a organização vai se estruturando, os processos vão se tornando automáticos. Quando isso acontece, significa que as pessoas já realizam as tarefas sem saber se aquela é a melhor forma. Apenas trabalham de um jeito que, na linguagem popular, sempre deu certo.

Ocorre que a tecnologia evolui a cada dia e é por isso que os processos precisam passar por constantes revisões. Uma tarefa realizada manualmente hoje, pode ser automatizada amanhã, tornando-se mais dinâmica e eficaz.

Veja alguns dos benefícios do mapeamento de processos para a sua empresa:

Diminuição de erros

Processos bem mapeados têm um índice de erros bem menor. Um dos motivos é o fato de que os gargalos operacionais têm mais chance de serem descobertos a tempo, já que existe um amplo conhecimento deles.

Acesso ao workflow de trabalho

Quem cuida de cada tarefa? A resposta a essa pergunta é muito importante para que você saiba como cada colaborador cuida da sua parte no todo, que é a organização. Isso leva a empresa a ter uma gestão mais forte, presente e eficaz.

Redução de custos

Todos os dias, a empresa pode perder muito dinheiro por causa de processos mal executados. Desde o desperdício gerado pelo uso incorreto de materiais até o atraso no fechamento de negócios importantes. Processos mapeados funcionam melhor e fazem com que empresa use seus recursos de forma mais eficiente.

O mapeamento de processos é importante não só para entender como os setores da empresa funcionam, mas também para identificar pontos de melhoria, otimizando toda a cadeia produtiva, diminuindo os custos e, consequentemente, aumentando os lucros.

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