Projeto com horas em aberto ou fechado? Qual a melhor opção?
Quando almejamos algo novo para nossa na vida, iniciamos com um Projeto. Temos que ter foco e planejamento para atingir nosso objetivo. Na vida empresarial é a mesma coisa e para que tenhamos sucesso, algumas escolhas são determinantes. Neste momento o gestor passará pelo dilema: O Projeto deverá ser com horas em aberto ou fechado? Qual será mais seguro para minha empresa?
Vamos conceituar: Projeto é um conjunto de atividades temporárias com um objetivo pré-estabelecido, definido e claro, que pode ser criar um novo produto, serviço ou processo. Tem início, meio e fim definidos, duração e recursos limitados, em uma sequência de atividades relacionadas. Com base nisso, veremos as possíveis vertentes para a execução:
Projeto Fechado:
Deverá ser muito bem detalhado, documentado e acordado entre a empresa e a consultoria. É realizado um profundo estudo dos processos e atividades da empresa para que esteja assegurada a entrega daquilo que foi contratado. Uma boa opção é utilizar um Mapeamento de Processos previamente, pois ajudará muito na execução, tornando o projeto mais ágil e lucrativo para as duas partes. Muitas empresas acreditam que o projeto fechado traz mais segurança e menos riscos, pois acredita que a responsabilidade de entrega é maior para a consultoria que irá realizar as atividades. Porém, cabe lembrar que ambos são responsáveis pelo sucesso do projeto e que também é possível surgirem GAPS durante a execução. A empresa precisa estar flexível a essas situações e para a adequação da nova necessidade, é necessário ter uma Gestão de Mudanças muito mais atuante do que em projetos com horas em aberto.
Uma vez ouvi uma frase de um diretor que disse: “Se eu jogar uma moeda agora pela janela, daqui a “x” meses um caminhão vai passar e a moeda cairá dentro dele”. Claro que foi uma brincadeira, mas com muita propriedade. É impossível o Gestor da Empresa e o Gerente de Projeto saberem antecipadamente tudo que irá acontecer no decorrer do projeto, mas é possível mapear possíveis riscos.
Projeto com horas em aberto:
Já no projeto com horas em aberto, as perguntas e as inseguranças sempre são as mesmas: “Quando vai acabar e quanto vou gastar? ”.
Da mesma forma que o Projeto Fechado, este também possui definições de atividades, escopo, planejamento, porém há uma flexibilização maior para adequação às constantes mudanças das empresas. O Mapeamento de Processos também é muito pertinente nessa modalidade. É também conhecido como projeto sob demanda ou sob entrega.
Para que o Projeto não se torne oneroso para a empresa, é necessário o profundo comprometimento e disciplina da equipe envolvida, tanto da empresa quanto da consultoria contratada. A projeção de horas e custo do Projeto é feita partir da disponibilidade da empresa e a falta de engajamento de qualquer uma das partes gerará o acumulo de horas, a não entrega nas datas pré-determinadas e o principal, o custo não previsto.
Todas as demandas que surgirem no processo serão facilmente assimiladas pelo Gerente de Projetos e suas horas acrescentadas ao escopo inicial. Como facilitador, a metodologia Scrum auxilia muito, pois traz agilidade no gerenciamento dos Projetos.
As duas modalidades são bem interessantes e cabe ao gestor identificar qual se enquadra melhor a empresa:
Aberto |
Fechado | |
| Custo | Aliado ao consumo | De acordo com o escopo definido em contrato |
| Prazo | Flexível | Inflexível |
| Mudanças | Inerentes ao projeto | Fora do escopo, necessitando aprovação |
| Responsabilidade de cumprimento de prazos | Consultoria e Cliente | Consultoria |
| Gestão do cliente | Altamente atuante | Atuante |
Ressaltamos que para toda implantação sistêmica bem-sucedida, seja Projeto com horas em aberto ou fechado, é fundamental mapear seus processos, pois assim os riscos de divergências entre a expectativa e a entrega serão fortemente minimizados.
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