Gestão de Contratos – Você pode estar Perdendo Dinheiro!

Gestão de Contratos – Você pode estar Perdendo Dinheiro!

Gestão de Contratos – Você pode estar Perdendo Dinheiro!

 

Para começar nosso artigo de hoje, vamos a definição de contrato:

1. ato ou efeito de contratar; contratação.
2. pacto entre duas ou mais pessoas, que se obrigam a cumprir o que foi entre elas combinado sob determinadas condições.
Fonte: Wikipédia

Ou seja, acordo bilateral entre as partes, com o objetivo de se fazer cumprir regras pré-acordadas e que atendam os desejos dos contratantes.

A Gestão de Contratos vem trazer o controle e gestão dos contratos firmados da empresa com seus clientes e fornecedores de forma a facilitar a operação e evitar conflitos e perdas por incertezas. No dia a dia muitas informações são esquecidas, são deixadas de lado, contratos são mantidos em pastas de arquivos ou em planilhas, não tendo a segurança das informações e tão pouco rastreabilidade. Perdem-se prazos de fornecimento, de reajustes, de pagamentos e outros mais pela falta de uma gestão eficiente. Para se ter uma ideia, números surpreendentes da ANGC (Associação Nacional de Gestores de Contratos) surgiram através de suas pesquisas. Foi detectado em mais de 70 empresas que participaram da primeira pesquisa, que mais de 90% utilizavam e-mail para fazer a gestão de contratos. Já na segunda, participaram 54 empresas e foi identificado que mais de 34% não controlavam os níveis de serviço dos contratos e mais de 75% não utilizavam nenhuma metodologia para gestão de contratos. Ou seja, os números citados refletem o que exatamente ocorre no mercado atual: falta de controle.

O que é muito comum acontecer, são as empresas investirem muito tempo e esforço para conseguirem fechar um contrato, porém depois de assinados, elas não conseguem gerir o ciclo de vida desse contrato.
Os maiores desafios para a gestão de contratos estão, principalmente, o respeito aos prazos, descentralização de responsabilidades, integração de áreas diferentes, identificação dos riscos, consulta de documentos e perda do histórico documental. Mas com um bom planejamento e o cuidado nos pontos destacados acima, é possível evitar os riscos e acima de tudo, garantir a eficiência do contrato, ou seja, a razão positiva entre esforço x resultado, entre custo x benefício e no atendimento dos objetivos contratuais pela forma mais adequada e racional. Para isso o mercado já disponibiliza softwares específicos que ajudarão no gerenciamento das informações. Através deles é possível controlar os valores do contrato, fornecedores, clientes, vigência, data da assinatura, responsável, objeto do contrato, cláusulas contratuais, índices econômicos, formas de reajustes, tipos de contratos, tipos de revisões de contratos, planilhas de contratos, tipos de caução, cadastramento de multas contratuais, cadastramento e manutenção das cauções (recebimento, troca, baixa e abatimento da caução), seleção das condições de pagamentos, cadastro de tipos de documentos, cronogramas físico e financeiro do contrato, medições, revisão de contratos (aditivos, reajustes, realinhamento, paralisação, reinício, alteração de cláusulas), motivos de paralisação de contratos, aprovação das revisões, cronogramas contábeis, entre outros. Além disso, é possível integrar a Gestão de Contratos com o chamado BackOffice, ou seja, Compras, Estoque/Custos, Faturamento, Financeiro, Contabilidade, Gestão de Serviços e Planejamento e Controle Orçamentário.

Para mais informações, clique aqui http://bit.ly/2ajzGdj e cadastre-se e receba conteúdos específicos por e-mail da ANADI CONSULTORIA DE GESTÃO.

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