Como (e por que) fazer gestão de informação?

Como (e por que) fazer gestão de informação?

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Vivemos em uma sociedade em que os processos existentes em uma empresa tornam-se cada vez mais complexos e desafiadores. O nível e a quantidade de informações que cercam essas atividades crescem em escalas exponenciais, desta forma, o papel de um gerente financeiro ganha cada vez mais importância.

A gestão de informação é uma opção a ser utilizada por esse profissional a fim de auxiliá-lo em seu dia a dia de trabalho para otimizar os processos e reduzir custos. O post de hoje mostra a importância da gestão da informação e como esta deve ser utilizada em uma empresa. Acompanhe!

Entenda o que é e como aplicar a gestão da informação

É preciso possuir um banco de dados e de informações exatas e coerentes à realidade em que uma empresa se encontra para que uma decisão correta seja tomada. Uma solução desenvolvida com base em valores errados pode pôr em risco todo um planejamento empresarial, logo, isso deve ser evitado.

A gestão da informação é uma disciplina que busca entender e aprimorar o fluxo das informações necessárias para dar estabilidade e funcionalidade à estrutura empresarial. Esses dados, quando bem gerenciados, são a peça fundamental de um quebra-cabeça de uma boa gestão.

É necessário ter conhecimento e confiança para dar um parecer sobre qualquer assunto, independentemente de suas consequências. Desse modo, a gestão de informação é uma forte aliada dos profissionais responsáveis pela tomada de decisões nas empresas em que atuam.

Veja, abaixo, alguns dos benefícios do uso da gestão da informação:

  • Fácil acesso: a gestão de informação reúne todos os dados de uma empresa em um local em que possam ser facilmente acessadas, logo, ocorre melhoria na acessibilidade destes dados.
  • Segurança da informação: toda empresa possui informações essenciais para manter em funcionamento seu processo produtivo. A gestão da informação permite melhorar a segurança de tais dados por meio de processos que eliminam os prejuízos e as perdas de documentos físicos e eletrônicos.
  • Melhoria da comunicação interna: como a gestão da informação racionaliza e automatiza os processos de uma empresa, aprimora-se a confiabilidade e a qualidade das informações que ali circulam. Dessa forma, o diálogo entre os profissionais e os setores de um empreendimento  é aprimorado.

Etapas da gestão de informação

A gestão da informação é dividida nas seguintes etapas:

  • Busca: situação em que se escolhem as fontes mais confiáveis para as informações de acordo com os critérios estabelecidos por um gerente financeiro.
  • Identificação: as informações obtidas devem atender às necessidades dos clientes de uma empresa, gerando uma identificação entre ambas as partes.
  • Classificação: com o intuito de facilitar a localização das informações, estas devem ser separadas de acordo com suas características e propriedades.
  • Processamento: momento em que as informações são adequadas em um mesmo formato para que todos os profissionais de sua empresa possam compreendê-las com facilidade.
  • Armazenamento: as informações precisam ser armazenadas corretamente para que possam ser encontradas quando necessário, portanto, esse local deve ser de fácil acesso a todos.
  • Disseminação: processo final de uma gestão de informação. É nesse momento em que as informações anteriormente tratadas, classificadas, processadas e armazenadas são utilizadas em sua estrutura empresarial.

Importância da tecnologia

Atualmente, os processos tecnológicos estão presentes em todas as situações de nossas vidas, sejam pessoais ou profissionais. A gestão financeira de uma empresa se beneficia quando utiliza corretamente um software ou programa de gestão empresarial.

Um sistema ERP, do inglês Enterprise Resource Planning, pode ser a solução que um gestor financeiro busca para a sua administração. Essa ferramenta integra os dados e as informações de uma maneira que os processos de uma empresa possam ser acompanhados a todo instante.

Vale lembrar também que esse sistema reduz os custos e integra todos os setores de uma empresa. Em outras palavras, o ERP tem o objetivo de simplificar todo o processo produtivo.

Pesquise no mercado e encontre um sistema ERP que atenda às necessidades de sua empresa. Faça uma escolha correta e aprimore sua gestão da informação.

E então, entendeu o que é e como funciona a gestão de informação? Assine a nossa newsletter e receba mais informações sobre o assunto!









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