Saiba como escolher um profissional de compras

Pesquisas apontam que, em média, 40% dos custos finais de um produto/serviço têm como início o setor de compras. Toda empresa precisa comprar de outras para oferecer seus bens ou serviços no mercado. O preço que se investe em um insumo interfere no valor final do produto ou serviço ofertado, ou seja, na decisão de compra do cliente final.

Dessa forma, o profissional de compras é fundamental para o negócio: ele é a peça-chave para a empresa conseguir adquirir os insumos necessários com um bom custo-benefício e fechar parcerias vantajosas com os fornecedores.

Para saber comprar é preciso mais que uma boa rede de contatos ou trabalhar com base nas experiências de vendas. É importante que se tenha amplo conhecimento dos processos envolvidos no planejamento da organização, como contatos com fornecedores, gestão de estoque, formação de preço, concorrência de mercado, competitividade, entre outros fatores.

Pensando nisso, separamos algumas competências que você precisa analisar ao escolher um profissional de compras. Confira!

Organização

O setor de compras é acionado por várias frentes de trabalho e se o profissional não for organizado, não vai conseguir começar e terminar nenhuma cotação com resultado satisfatório. Assim, estará sempre atrasado com os assuntos das áreas solicitantes, não conseguindo realizar o trabalho.

Neste sentido, uma boa estratégia de follow up é essencial para manter os trabalhos em ordem.

Relacionamento interpessoal

Esta é uma característica que se espera em todo profissional. Ocorre que, para o profissional de compras, esse atributo é muito mais relevante, pois o departamento de compras atua com diversas áreas como financeiro, produção, engenharia e comercial.

O poder de convencimento também é importante não só para negociar prazos e condições de pagamentos com os fornecedores, mas também para, internamente, negociar prioridades com as áreas solicitantes.

Conhecimento do mercado

É fundamental que o profissional de compras saiba o que está comprando, tendo ciência de quais são os principais riscos e oportunidades do mercado. É relevante saber, por exemplo, se o material usado para produzir o bem que se está comprando é atingido por qualquer fator que possa alterar seu preço final.

De posse desses dados, é possível programar de forma mais estratégica o período para se fazer a compra de forma a trazer o melhor resultado para a empresa.

Alinhamento com os objetivos da empresa

Para que o comprador atue de forma eficiente, ele precisa conhecer quais são os objetivos da organização para a qual trabalha, de forma a ajustar as suas negociações para o alcance destes.

Não é eficiente, por exemplo, negociar uma baixa de preços para a compra de um lote maior de insumos, se a estratégia da organização é a redução de estoques para ganho de espaço, com a intenção de se começar uma nova linha de produção.

Ética

O profissional de compras deve zelar pela ética no seu dia a dia, informando de modo objetivo quais são as regras da organização e a conduta esperada das empresas participantes da concorrência. Ele deve ser honesto e não pode aceitar brindes ou agrados que influenciem a escolha por um determinado fornecedor.

Agora que você já sabe o que analisar ao escolher um profissional de compras, que tal compartilhar este artigo nas redes sociais para que mais pessoas possam interagir com o tema?









5 dicas para melhorar os processos na gestão de serviços

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Se você deseja ver a empresa em que trabalha crescendo e produzindo bons resultados, está na hora de cuidar da gestão de serviços da sua área. E, para isso, nada melhor do que melhorar os seus processos internos.

Processos precisam estar em constante reavaliação. Todos os dias surgem novas tendências e tecnologias que tornam obsoletas técnicas consideradas avançadas há até pouco tempo. Por isso mesmo, os gestores precisam estar atentos ao mercado para buscarem sempre as melhores soluções para os seus setores.

Para ajudar você, veja, abaixo, 5 dicas para melhorar os processos de gestão de serviços. Acompanhe!

1. Reveja processos

Processos e procedimentos precisam ser revistos e mapeados o tempo todo. É muito comum empresas estarem povoadas por velhos hábitos, que se consolidaram com o tempo e se tornaram aparentemente indispensáveis. Nessas horas, é preciso perguntar-se sobre o porquê desses processos serem feitos da mesma maneira.

Sempre há algo ineficiente escondido em fluxos de trabalho que permanecem parados no tempo. Para que você mantenha o seu setor em consonância com as melhores práticas de mercado, a melhor receita é fazer uma revisão periódica dos seus processos.

2. Conheça as necessidades dos seus clientes

Qualquer área possui clientes. A área comercial, por exemplo, lida com consumidores externos da organização. As áreas de infraestrutura possuem clientes internos, ou seja, os outros setores da empresa.

Você já se perguntou quem são e do que necessitam os seus clientes? Esse pode ser um bom ponto de partida para que você adapte a sua gestão de serviços para atender melhor a quem precisa deles diariamente.

3. Tenha foco e disciplina

O trabalho de quem fornece prestação de serviços, seja interno ou externo, exige uma boa dose de foco e disciplina. Afinal de contas, em geral, essas áreas trabalham com prazos apertados e exercem tarefas que não podem sofrer com erros dos funcionários.

Um processo que começa errado fatalmente termina errado. E isso se reflete em prejuízo para toda a organização.

4. Busque melhoria constante

Um gestor antenado é aquele que está sempre bem informado sobre as tendências tecnológicas para o seu setor. E, hoje em dia, uma novidade aparece a cada segundo.

Por isso, você deve estar sempre participando de fóruns, seminários, treinamentos ou palestras, convivendo de perto com as melhores soluções e com os mais gabaritados profissionais do mercado. Assim, seu setor estará em constante melhoria.

5. Use a tecnologia a favor da gestão de serviços

Processos eficientes pressupõem a utilização de tecnologia. E ela está disponível em grande número atualmente.

Então, é hora de você contar com a tecnologia para automatizar processos manuais e rotineiros. Dessa forma, você consegue agilizar as entregas do seu setor e ainda libera seus funcionários para atuarem em projetos que estejam ligados aos objetivos estratégicos da organização.

Viu só como existem diversos caminhos para que você aprimore a gestão de serviços do seu setor? Seguindo essa trilha, certamente os resultados não demorarão a aparecer. Quer aprender mais sobre este e outros assuntos sobre administração e negócios? Assine, então, nossa newsletter e receba conteúdos em primeira mão!









Como o mapeamento de processos pode ajudar na gestão de serviços?

Todos os dias, milhares de processos ocorrem para que a sua empresa possa entregar ao cliente o produto final. Eles são, portanto, a alma da organização. E justamente por isso é muito importante investir em mapeamento de processos.

Um erro muito comum na gestão de empresas, sejam elas de pequeno, médio ou grande porte, é o não conhecimento dos processos internos, o que acaba gerando uma enorme perda de tempo e recursos. E o resultado disso é a diminuição da sua margem de lucro.

Para entender o que é mapeamento de processos e como ele ajuda na gestão de serviços, continue a leitura!

Mas, o que é mapeamento de processos?

Antes de entendermos o significado de mapeamento de processos, é importante falarmos sobre o processo em si.

Toda organização é feita de processos. É por meio deles que os insumos entram na organização e são transformados no produto final, aquele que você entrega para o seu cliente. Falando assim parece bastante simples, não é mesmo?

Mas o processo organizacional não é único. A empresa é formada por vários processos, desde os principais (mais ligados à cadeia que gera o produto final) quanto aqueles internos e operacionais. Por exemplo: o pagamento dos salários dos colaboradores nada mais é do que um processo, de responsabilidade do setor financeiro.

Então, podemos entender que mapear processos é o mesmo que estudá-los a fundo, para sabermos tudo o que está ocorrendo na empresa. E o mapeamento é tão importante que deve ser feito constantemente, já que os processos vão ficando viciados ao longo do tempo.

Como o mapeamento pode ajudar a minha empresa?

Na medida em que o tempo vai passando e a organização vai se estruturando, os processos vão se tornando automáticos. Quando isso acontece, significa que as pessoas já realizam as tarefas sem saber se aquela é a melhor forma. Apenas trabalham de um jeito que, na linguagem popular, sempre deu certo.

Ocorre que a tecnologia evolui a cada dia e é por isso que os processos precisam passar por constantes revisões. Uma tarefa realizada manualmente hoje, pode ser automatizada amanhã, tornando-se mais dinâmica e eficaz.

Veja alguns dos benefícios do mapeamento de processos para a sua empresa:

Diminuição de erros

Processos bem mapeados têm um índice de erros bem menor. Um dos motivos é o fato de que os gargalos operacionais têm mais chance de serem descobertos a tempo, já que existe um amplo conhecimento deles.

Acesso ao workflow de trabalho

Quem cuida de cada tarefa? A resposta a essa pergunta é muito importante para que você saiba como cada colaborador cuida da sua parte no todo, que é a organização. Isso leva a empresa a ter uma gestão mais forte, presente e eficaz.

Redução de custos

Todos os dias, a empresa pode perder muito dinheiro por causa de processos mal executados. Desde o desperdício gerado pelo uso incorreto de materiais até o atraso no fechamento de negócios importantes. Processos mapeados funcionam melhor e fazem com que empresa use seus recursos de forma mais eficiente.

O mapeamento de processos é importante não só para entender como os setores da empresa funcionam, mas também para identificar pontos de melhoria, otimizando toda a cadeia produtiva, diminuindo os custos e, consequentemente, aumentando os lucros.

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Como (e por que) fazer gestão de informação?

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Vivemos em uma sociedade em que os processos existentes em uma empresa tornam-se cada vez mais complexos e desafiadores. O nível e a quantidade de informações que cercam essas atividades crescem em escalas exponenciais, desta forma, o papel de um gerente financeiro ganha cada vez mais importância.

A gestão de informação é uma opção a ser utilizada por esse profissional a fim de auxiliá-lo em seu dia a dia de trabalho para otimizar os processos e reduzir custos. O post de hoje mostra a importância da gestão da informação e como esta deve ser utilizada em uma empresa. Acompanhe!

Entenda o que é e como aplicar a gestão da informação

É preciso possuir um banco de dados e de informações exatas e coerentes à realidade em que uma empresa se encontra para que uma decisão correta seja tomada. Uma solução desenvolvida com base em valores errados pode pôr em risco todo um planejamento empresarial, logo, isso deve ser evitado.

A gestão da informação é uma disciplina que busca entender e aprimorar o fluxo das informações necessárias para dar estabilidade e funcionalidade à estrutura empresarial. Esses dados, quando bem gerenciados, são a peça fundamental de um quebra-cabeça de uma boa gestão.

É necessário ter conhecimento e confiança para dar um parecer sobre qualquer assunto, independentemente de suas consequências. Desse modo, a gestão de informação é uma forte aliada dos profissionais responsáveis pela tomada de decisões nas empresas em que atuam.

Veja, abaixo, alguns dos benefícios do uso da gestão da informação:

  • Fácil acesso: a gestão de informação reúne todos os dados de uma empresa em um local em que possam ser facilmente acessadas, logo, ocorre melhoria na acessibilidade destes dados.
  • Segurança da informação: toda empresa possui informações essenciais para manter em funcionamento seu processo produtivo. A gestão da informação permite melhorar a segurança de tais dados por meio de processos que eliminam os prejuízos e as perdas de documentos físicos e eletrônicos.
  • Melhoria da comunicação interna: como a gestão da informação racionaliza e automatiza os processos de uma empresa, aprimora-se a confiabilidade e a qualidade das informações que ali circulam. Dessa forma, o diálogo entre os profissionais e os setores de um empreendimento  é aprimorado.

Etapas da gestão de informação

A gestão da informação é dividida nas seguintes etapas:

  • Busca: situação em que se escolhem as fontes mais confiáveis para as informações de acordo com os critérios estabelecidos por um gerente financeiro.
  • Identificação: as informações obtidas devem atender às necessidades dos clientes de uma empresa, gerando uma identificação entre ambas as partes.
  • Classificação: com o intuito de facilitar a localização das informações, estas devem ser separadas de acordo com suas características e propriedades.
  • Processamento: momento em que as informações são adequadas em um mesmo formato para que todos os profissionais de sua empresa possam compreendê-las com facilidade.
  • Armazenamento: as informações precisam ser armazenadas corretamente para que possam ser encontradas quando necessário, portanto, esse local deve ser de fácil acesso a todos.
  • Disseminação: processo final de uma gestão de informação. É nesse momento em que as informações anteriormente tratadas, classificadas, processadas e armazenadas são utilizadas em sua estrutura empresarial.

Importância da tecnologia

Atualmente, os processos tecnológicos estão presentes em todas as situações de nossas vidas, sejam pessoais ou profissionais. A gestão financeira de uma empresa se beneficia quando utiliza corretamente um software ou programa de gestão empresarial.

Um sistema ERP, do inglês Enterprise Resource Planning, pode ser a solução que um gestor financeiro busca para a sua administração. Essa ferramenta integra os dados e as informações de uma maneira que os processos de uma empresa possam ser acompanhados a todo instante.

Vale lembrar também que esse sistema reduz os custos e integra todos os setores de uma empresa. Em outras palavras, o ERP tem o objetivo de simplificar todo o processo produtivo.

Pesquise no mercado e encontre um sistema ERP que atenda às necessidades de sua empresa. Faça uma escolha correta e aprimore sua gestão da informação.

E então, entendeu o que é e como funciona a gestão de informação? Assine a nossa newsletter e receba mais informações sobre o assunto!









Afinal, vale a pena automatizar processos?

Ainda existe muita dúvida com relação à vantagem de se implantar um sistema de gestão, principalmente em decorrência do investimento que é realizado e se os retornos são mesmo satisfatórios. Com isso, muitos gestores deixam de apostar na tecnologia, perdendo a oportunidade de automatizar processos e obter benefícios consideráveis para os resultados.

No artigo de hoje vamos explorar mais esse assunto e falar sobre quais vantagens a adoção de um software pode trazer para a sua empresa. Continue com a leitura e fique por dentro do tema agora mesmo!

1. Aumento da produtividade

Um dos principais benefícios de automatizar processos em uma gestão é o aumento da produtividade. Isso ocorre devido ao fato de que todas as informações ficam centralizadas, muitas rotinas passam a ser executadas de forma automática e a finalização de uma atividade ocorre em menos tempo do que quando as tarefas são feitas de forma manual.

Além disso, com a automação de questões mais básicas, a mão de obra pode ser melhor aproveitada, sendo direcionada para resolver questões mais estratégicas e que contribuam com a melhoria dos processos e resultados.

2. Redução de custos

Outro benefício que a utilização de um sistema proporciona para as empresas é a redução de custos. Ela é alcançada por meio do aumento da produtividade, redução de desperdícios — de tempo, mão de obra, materiais, entre outros — e maior agilidade na troca de informações, por exemplo.

Ou seja, depois de certo tempo, torna-se possível recuperar o dinheiro que foi investido na implantação da tecnologia.

3. Melhoria da qualidade

Com os processos automatizados e algumas rotinas sendo executadas de forma automática, o risco de erros acaba se tornando consideravelmente menor — haja vista que a padronização dos processos e do cadastro dos dados é essencial para garantir bons resultados.

Isso faz com que todos os relatórios sejam mais confiáveis e permite que o gestor possa acompanhar os resultados dos processos, extraindo as informações mais relevantes.

4. Automatizar processos também garante maior segurança

Além da redução do índice de erros, citada anteriormente, automatizar processos é uma decisão que reflete diretamente na segurança das informações. Isso é possível graças à centralização de todos os dados que são gerados, além da realização de backups automáticos — serviço embutido na maioria das soluções.

5. Criação de vantagem competitiva

Lembra que falamos anteriormente a respeito da agilidade que um sistema proporciona para a gestão? Essa velocidade na obtenção e tratamento das informações — tanto de negócio, quanto de mercado — muitas vezes é o diferencial que um gestor precisa para tomar decisões rápidas e que ajudem a sair na frente da concorrência.

Como você pode ver, a decisão de automatizar processos por meio do investimento em tecnologia, é muito vantajosa para a gestão — apesar de termos citado apenas algumas das diversas vantagens que são alcançados com sua implantação. Logo, podemos dizer que a relação custo x benefício é muito compensatória para o negócio.

O que achou desse artigo de hoje? Aproveite para entrar em contato conosco para esclarecer outras dúvidas que possam ter surgido a respeito do assunto!









Mapear os processos antes ou depois de adquirir um ERP?

Assim que se decide adquirir um sistema de gestão é necessário mapear os processos de sua  empresa, ou seja, o mapeamento deverá vir depois. Nos trabalhos desenvolvidos em nossa consultoria, algumas vezes nos deparamos com clientes que tinham pouca preocupação com os processos de suas empresas antes da aquisição do sistema de gestão, apenas questionando […]

Os 02 principais pilares do Mapeamento de Processos (TO BE)!

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Não basta efetuar um mapeamento de processos com o entendimento das atividades e controles que a empresa possui se não for identificado o “como deveria ser”.

Então neste momento deve ser identificada a EXPECTATIVA dos gestores de cada processo, e assim desenhar uma solução adequada à necessidade dele.

Existem casos em que a necessidade é de redução de custo, dados gerenciais, automatização do processo e controles mais rígidos, e com base nisto deve ser identificado os 02 pilares:

1)      Automatização:

Devem ser criados meios para automatizar o processo, independente da ferramenta que o cliente utilize.

Caso não possuam um sistema é fundamental criar controles mesmo que em planilha Excel e/ou formulários.

 

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Você sabia que independente da ferramenta que a empresa utiliza é possível que esteja perdendo dinheiro?

Tudo porque os processos não estão maduros o suficiente para não gerar retrabalhos, inconsistências, custos, controles paralelos ou morosidade.

Desta forma, é importante efetuar um mapeamento nos processos para eliminar estes gastos ocultos, e que no montante acaba sendo um gargalo para as empresas:

 

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 O que é melhor e mais seguro para minha empresa?

Um projeto com hora aberta ou fechada nada mais é que um conjunto de atividades iniciadas e finalizadas em um período de tempo específico, isto é, com início e fim previamente definidos.

 

Projeto hora fechada:

Este é mais detalhado em suas atividades pois necessita garantir a entrega do que foi contratado no prazo e no custo.

Muitas empresas acreditam que o projeto hora fechada traz mais segurança e menos riscos, pois é transferida toda a responsabilidade à consultoria que irá realizar as atividades.

Porém, cabe lembrar que durante o projeto, muitas atividades devem ser realinhadas por causa de necessidades não previstas, e processos que estão em constante evolução nas empresas.

Desta forma, para a adequação da nova necessidade, é necessário ter uma gestão de mudanças muito mais atuante do que em projetos abertos, pois o ajuste no escopo nesta modalidade não é previsto.

 

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